Es muy posible que a estas alturas todos hayamos oído hablar alguna vez de Salesforce, el proveedor de CRM n.º 1 en el mundo, y estamos en lo cierto, pero Salesforce es mucho más que una sola definición. En este artículo voy a hablar de una de las nubes que está cogiendo más protagonismo estos últimos meses, Nonprofit Cloud.
Para entender mejor esta nube, vamos a ver primero de dónde surgió. Nonprofit Cloud fue creada desde Salesforce.org, una organización compuesta por un equipo de repercusión social que fortalece las organizaciones sin fines de lucro, las instituciones educativas y las organizaciones filantrópicas ofreciendo la mejor tecnología y recursos para ayudar a cumplir sus objetivos.
Como podemos ver, Nonprofit es una de las áreas con más fuerza de Salesforce.org, y es de esto de lo que hablaré a continuación.
¿Qué es Nonprofit Cloud?
Las organizaciones sin fines de lucro trabajan a diario para ayudar a los ciudadanos de todas las partes del mundo en diferentes ámbitos sociales. Esta labor implica mucho más esfuerzo y recursos de lo que podemos imaginar. Para llevar toda esa gestión, tener una herramienta como Nonprofit Cloud podría ser de gran ayuda.
Nonprofit Cloud ayuda a cumplir los objetivos de las organizaciones ofreciendo un conjunto completo de soluciones proporcionando una vista de 360 grados de su misión y de los participantes involucrados. Con esta nube la organización puede conectar con donantes, realizar un seguimiento de voluntarios, gestionar campañas y hacer cualquier cosa que necesita hacer un CRM para ayudar a alcanzar el éxito.
¿Por qué utilizar Nonprofit Cloud?
Tal y como he comentado, las organizaciones sin fines de lucro invierten mucho tiempo en la gestión de sus programas, voluntarios y donantes, este tiempo se podría invertir en otras tareas si se utilizará una herramienta como Nonprofit Cloud, la cual nos permite automatizar procesos y gestionar todo lo relativo a la organización desde un solo sistema.
Las principales ventajas que nos ofrece esta nube se dividen en tres partes principales de la nube.
- Gestión de programas
- Recaudación de fondos
- Plan de acción y Marketing
Gestión de programas
Aunque Salesforce comenzó como una herramienta para apoyar a los vendedores que trabajan en el sector privado, la flexibilidad de la plataforma la hace útil para cualquier organización de cualquier sector.
En el caso de una organización sin fines de lucro, su misión y el programa a llevar a cabo es único, gracias a que Salesforce es una plataforma y no solo un paquete software, es posible modular y personalizar la organización para adaptarla a cualquier necesidad.
Para la gestión de programas, Nonprofit Cloud se apoya en Service Cloud, por lo tanto, las principales características son las siguientes:
- Mantener toda la información demográfica y de contacto de los constituyentes y voluntarios de la organización. Gracias a la vista 360 que nos ofrece la herramienta, podremos obtener una visión global de toda persona involucrada en la organización.
- Clasificar y administrar casos. Nos da la posibilidad de gestionar toda pregunta, cuestión o sugerencia que se envíe a través de los canales de entrada de la organización. De este modo, todo contacto que se realice hacia la organización estará controlado y se podrá autoasignar mediante reglas de asignación propias de Salesforce.
- Organizar y programar actividades. Salesforce nos ofrece herramientas estándar para gestionar las actividades y eventos de una organización. Por lo tanto, todas las actividades que se realicen, podrán ser reflejadas en Salesforce, llevando un seguimiento de las mismas.
- Informes y gráficos. Los paneles (gráficos) y las herramientas de informes permiten monitorear estadísticas clave de un vistazo y profundizar con el objetivo de obtener y analizar resultados.
Recaudación de fondos
La recaudación de fondos es una de las partes más importantes de una fundación sin ánimo de lucro. Los ciudadanos donamos dinero cuando creemos en la causa, cuando el objetivo de la fundación es significativo para nosotros. Es por esto, que mantener una relación estrecha con los donantes es fundamental, de esto trata Nonprofit Cloud.
Uno de los puntos fuertes de esta nube es la forma de gestionar las relaciones entre los contactos. Antes de profundizar en este tema, es necesario comprender cómo identifica Salesforce a las personas; las personas están identificadas como contactos, y las empresas, organizaciones y/o departamentos son representadas como cuentas.
En Nonprofit existen dos tipos de cuentas, cuenta-hogar y cuenta-organización, de esta manera, por ejemplo, todos los miembros de una familia estarían identificados como contactos dentro de una cuenta hogar que sería el domicilio común.
Gracias a esta distribución de cuentas y contactos, podemos tener un esquema de relaciones entre varios donantes guardando el parentesco entre ellos.
Por otro lado, gestionar las donaciones es imprescindible para una organización sin fines de lucro, mediante el uso del objeto estándar Oportunidades, Salesforce nos permite reflejar todo tipo de donaciones.
Las oportunidades reflejan posibles actividades dentro de la organización que generen ingresos, subvenciones o cuotas de membresía. Esta tipología de oportunidades viene dada de forma estándar con Nonprofit Cloud.
Además de esto, esta nube nos ofrece varios objetos propios de Nonprofit Cloud que son de gran utilidad a la hora de gestionar la recaudación de fondos.
Pagos
Este objeto permite dividir una donación durante un período de tiempo, es decir, es posible fraccionar la donación en diferentes pagos y realizar un seguimiento de cada uno de los pagos. Con el objeto Pago, todos los pagos quedarían relacionados con la donación (oportunidad) principal.
Donaciones recurrentes
Una donación recurrente es una serie de donaciones que se dan repetidamente sin compromiso específico del donante. El donante puede decidir pagar indefinidamente o finalizar el acuerdo en cualquier momento. Cuando se crea una donación de este tipo, se crean automáticamente todas las donaciones (Oportunidades) relacionadas.
Afiliaciones
Las cuentas de tipo “Organización” permiten que una organización sin fines de lucro realice un seguimiento de las entidades relacionadas con la organización, como pueden ser, fundaciones que financian, otras organizaciones sin fines de lucro asociadas o empresas patrocinadoras.
Con el objeto Afiliaciones, es posible vincular contactos con organizaciones. Aunque es similar a las relaciones de Salesforce, la principal diferencia es que se forma una relación entre dos contactos y se forma una afiliación entre un contacto y una organización. En Nonprofit, un contacto puede tener múltiples afiliaciones, pero solo puede tener una afiliación principal, en cambio, una organización puede ser la afiliación principal para más de un contacto.
GAU – CCG (Cuenta contable general)
Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan la contabilidad de fondos y las cuentas contables para rastrear las donaciones.
Un CCG es un fondo que se puede segregar para un uso específico o para cumplir con las restricciones establecidas por el donante. La función de asignación de CCG brinda la capacidad de dividir los fondos que se registran como oportunidades entre uno o más CCG.
Créditos blandos
Los créditos blandos permiten reconocer en una donación, a otros contactos sin contar la contribución dos veces. Los créditos blandos también se usan a menudo para donaciones "en honor de", "en memoria de" o "solicitados por".
Un ejemplo de uso es, por ejemplo, la organización de un evento para recaudar fondos gestionado por una persona externa a la fundación. Gracias a este evento se reciben varias donaciones, la forma de reconocer a la persona organizadora del evento en las donaciones recibidas, sería a través de los Créditos blandos de Nonprofit Cloud. De esta manera se podría recoger el total de donaciones en las que ha contribuido un contacto.
Plan de acción y Marketing
En Nonprofit Cloud, hay una herramienta especial llamada Plan de acción, una colección de tareas diseñadas para ayudar a los equipos a involucrarse de manera más personal con los donantes.
Cada plan de acción es personalizable, es decir, se pueden añadir las tareas que sean necesarias, por ejemplo, se puede crear un plan de acción para que sea ejecutado cuando se registre un nuevo voluntario. Entre las tareas que puede incluir en plan de acción tenemos, por ejemplo, llamar al voluntario para agradecerle su participación en el programa, mandarle un correo electrónico o programar una reunión con él.
Además de esto, cada contacto o cuenta puede tener asignado un nivel dependiendo de varios factores personalizables, por ejemplo, de las donaciones realizadas. Estos niveles pueden ser relacionados con los planes de acción, de modo que cuando un donante cambie de nivel, se ejecute el plan de acción definido.
Es importante destacar, que el envío de correos electrónicos no se hace de forma automática en los planes de acción. Para realizar este automatismo sería necesaria una herramienta como Pardot o Marketing Cloud. Si estáis interesados en conocer un poco más estas herramientas, podéis echar un vistazo a los siguientes posts publicados por NTS.
¿Interesado/a en formarte en Nonprofit Cloud?
Trailhead es una herramienta para aprender de forma dinámica con ejercicios y preguntas ofrecida por Salesforce y totalmente gratuita.
Hay varios módulos en Trailhead que nos pueden ayudar en nuestros primeros pasos con Nonprofit Cloud, si quieres empezar por lo básico, recomiendo el siguiente módulo de Nonprofit Cloud Basics que ofrece las nociones básicas para ir introduciéndonos en esta nube.
Si el módulo de Trailhead te sabe a poco, Salesforce pone a nuestra disposición todas las herramientas necesarias para formarnos como consultores desde Nonprofit Cloud Academy, aquí encontrarás la programación de cursos y enlaces a los cursos ya impartidos.
Power of US
Salesforce.org ofrece un programa llamado Power of Us, este programa ofrece a las organizaciones sin fines de lucro e instituciones de educación superior la posibilidad de recibir una organización de Salesforce con 10 licencias de Lightning CRM Enterprise para Sales Cloud y Service Cloud totalmente gratuitas. Si fueran necesarias más licencias, Salesforce facilita un gran descuento para ellas.
Conclusión
Como habréis podido comprobar, Nonprofit Cloud es, sin duda, una herramienta muy útil para las organizaciones sin fines de lucro, automatizando y mejorando los procesos de la organización y dejando, de esta manera, tiempo para poner el foco en tareas más importantes.
Además de la automatización de procesos, tal y como he comentado en el artículo, Nonprofit nos ofrece varios objetos creados exclusivamente con el objetivo de gestionar todo lo relacionado a los donantes y las donaciones, pudiendo así, ofrecer una total transparencia de la organización. Si te has quedado con ganas de saber más sobre esta nube, te invito a que eches un vistazo a Salesforce.org y te adentres en el mundo de Nonprofit Cloud. En esta página encontrarás toda la información necesaria e incluso testimonios en primera persona de organizaciones que actualmente están utilizando esta nube.
Maitane Santamaría
Salesforce Consultant
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